Dalam sebuah proses bisnis dikenal pula Sistem Informasi Manajemen
(SIM). SIM memiliki pengertian suatu
sistem yang menangkap data tentang suatu organisasi, menyimpan dan
memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi
manajemen. SIM merupakan kumpulan dari beberapa subsistem yang
menyediakan informasi seperti produksi, pemasaran, sumber daya manusia,
serta akuntansi dan keuangan. SIA merupakan salah satu subsistem dari
SIM yang bertugas memberikan informasi akuntansi dan keuangan.
Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi. Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi akuntansi terlebih dahulu.
Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi. Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi akuntansi terlebih dahulu.
Tugas Utama Sistem Infomasi Akutansi
SIA melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data. Keempat tugas itu dijelaskan dibawah ini ;
1. Pengumpulan Data
Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan dijelaskan oleh suatu catatan data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, maka disebut Transaksi, karena itu timbulah istilah pengolahan transaksi.
Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
2. Manipulasi Data
Data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi. Operasi manipulasi data meliputi :
- Pengklasifikasian. Elemen – elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang computer, Kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan. Misalnya, suatu catatan gaji mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai (nomor pegawai), departemen pegawai ( nomor departemen) dan klasifikasi gaji pegawai (kelas gaji).
- Pengurutan (Sorting). Catatan – catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain. Misalnya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu.
- Penghitungan. Operasi aritmetika dan logika dilaksanakan pada elemen – elemen data untuk menghasilkan elemen – elemen data tambahan. Dalam system gaji, misalnya, upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor. ·
- Pengikhtisaran. Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata – rata , dan seterusnya.
3. Penyimpanan Data
Di suatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari; di perusahaan besar terdapat ribuan. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.
4. Penyimpanan Dokumen.
SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dalam dua cara :
- Oleh suatu tindakan : Output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.
- Oleh Jadwal Waktu : Output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya adalah cek gaji yang disiapkan setiap bulannya.
Karakteristik Sistem Informasi Akutansi
Ada beberapa karakteristik pengolahan data yang jelas membedakan SIA dari subsistem CBIS yang lain. SIA :
- Melakukan tugas yang diperlukan. Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan data atau tidak. Bahkan jika lingkungan tidak memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.
- Berpegang pada prosedur yang relative standar. Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.
- Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut meninggalkan jejak audit. Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga ke akhir, dan dari akhir ke awal.
- Terutama berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan berkelompok digunakan.
- Menyediakan Informasi Pemcah Masalah Minimal. SIA menghasilkan berbagai output informasi bagi manajer perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan rugi/laba dan neraca merupakan contohnya.
Sementara garis yang memiskan suatu subsistem CBIS dari subsistem yang lain kadang – kadang membingungkan, SIA dapat dibedakan melalui sejumlah karakteristik di atas.
